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    網絡時代如何提升事業單位檔案管理質量

    2022-09-21來源:全球贛商網編輯:文芳作者:

      從20世紀末開始,計算機與網絡基本普及,涌現了形形色色的網絡應用,并進行大范圍推廣。檔案信息是社會發展過程中存在的一種非常重要的信息源,在檔案管理中大力推行網絡化有非常重要的現實意義,F階段,我國信息行業無論是數據庫,還是通信、計算機技術,都已經發展到一定的水平,能基本實現檔案管理的網絡化,依托信息網絡發展建立檔案管理信息平臺。在國家相關部門的大力支持下,一整套規范、系統的檔案管理標準已經出臺,為檔案信息化管理工作的開展提供了良好的平臺。

      一、信息化網絡技術在檔案管理中的應用優勢

      網絡時代,很多信息化網絡技術在檔案管理中被廣泛應用,具有明顯優勢。例如,某單位的管理對象主要是離退休人員,需要處理的檔案涉及離退休人員之前工作的檔案內容,包括評價、培養、學習、考察等方面,甚至還包括個人經歷、個人關系等書面材料,內容多且雜,是離退休人員檔案管理的關鍵。進入現代社會,我國逐步向老年社會邁進,很多事業單位的性質也在變化,這意味著檔案管理要進行相應的調整與變動。過往的檔案管理采用紙質化管理,易出現老化、丟失與損毀問題,易受到外界環境的影響,還會增加檔案管理工作量。在網絡時代,進行信息化管理,將先進的數字信息技術應用到檔案管理中,能快速高效地完成多類型的資料處理,顯著提升檔案保管的質量與效率,后續進行檔案查詢和調用也更便利。

      為了確保離退休人員正常領取養老金,有必要建立一個完善的檔案信息監督系統,在全面收集離退休人員個人信息資料的基礎上創建數據庫,便于查詢與修改資料,有條件的單位甚至可以應用指紋、視頻等信息采集技術,最大限度地保障信息的安全性。行動不便的老年人還能借助遠程方式完成認證,顯著提升檔案管理服務質量。

      二、現階段事業單位檔案管理面臨的問題

      根據《中華人民共和國檔案法》的相關規定,為了確保事業單位檔案管理工作的有序開展,需要建立統一管理、分級負責的管理機制。認真學習并有效使用法律法規,依法依規辦事,讓檔案管理在我國經濟發展中發揮應有的作用。但是在實際管理過程中,事業單位檔案管理工作存在非常多問題,主要表現在以下五個方面。

      (1)檔案管理制度不完善,設備不足。在個別事業單位檔案管理過程中,檔案管理系統內部結構存在缺陷:相關管理制度需要進一步規范;未根據實際情況分派相應的管理任務;檔案收集的信息與數據不準確;整體管理效率較低。雖然部分事業單位已經開始改革現有檔案管理系統,但是整體落實情況有待加強。進入網絡時代,傳統的檔案管理模式已經無法滿足信息化發展需求,檔案管理涉及的檔案數量和種類成倍增長,對掃描儀等設備儀器的需求不斷增加,但是從事業單位的實際情況看,普遍存在設備缺乏問題。

      (2)安全漏洞多,管理者不夠重視。網絡時代,雖然各種信息技術的應用為檔案管理工作的開展帶來了很多便利,但是由于應用時間還不長,依然存在很多風險。在信息化檔案管理模式下,很多檔案數據都需要下載到云端,無形中增加了信息被盜的風險,甚至會威脅國家安全。事業單位是一個特殊的社會組織機構,很多檔案資料信息都關系單位的發展。如果發生管理失誤,將會出現信息泄露、侵犯個人隱私等嚴重問題?梢哉f,檔案管理工作在事業單位中非常重要,需要得到高度重視。但是在實際管理工作中,部分事業單位并沒有認識到這一點。再加上檔案管理工作不能直接為單位創造利益,部分事業單位領導并不重視檔案管理工作,弱化了檔案管理工作的意義。檔案管理工作者對工作的積極性也會受到影響,投入檔案管理的精力與時間會減少,導致檔案不完整,影響事業單位檔案管理工作的整體質量。

      (3)檔案信息資源利用程度不高。檔案信息關系事業單位價值的提升,是事業單位工作開展的有效信息資源庫。為了更好地實現穩定發展,部分事業單位將主要精力集中在檔案信息的收集、整理與保存上,并未分析已有的信息資源,普遍存在重信息存儲、輕信息應用的現象。

      (4)檔案管理人員隊伍建設有待加強。網絡時代,如果從事檔案管理工作的人員本身不具備一定的業務能力與素養,就無法有效解決檔案管理存在的問題。部分事業單位的人員配置上欠缺,檔案管理隊伍缺乏穩定性。再加上個別事業單位對檔案管理工作不重視,很多檔案管理人員都由其他崗位的人員兼職,他們往往會將更多精力放在本職工作上,造成檔案管理工作存在數據和管理不完善等問題。

      三、網絡時代完善事業單位檔案管理工作的措施

      (1)強化對檔案管理信息化工作的認識,端正思想。事業單位管理者要正確認識檔案管理信息化的意義,充分重視檔案管理工作的開展,了解檔案管理工作相關的政策,制訂檔案管理信息化工作計劃,將檔案管理信息化工作納入財政預算,適當增加資金投入。在單位內部大力宣傳檔案管理信息化的思想與理念,營造信息化檔案管理的氛圍,讓人人都對檔案管理工作有清晰的認識,充分調動檔案管理工作人員的工作積極性,建立相應的獎懲機制,為檔案管理信息化工作的順利推進提供充分條件。

      (2)進一步完善事業單位檔案管理制度。事業單位檔案管理工作的開展離不開完善的管理機制,而檔案管理體系的完善又離不開檔案管理水平的提升。為此,應加強管理人員對檔案信息的管理與監督,為檔案管理工作提供必要的軟件與硬件,根據自身檔案管理的實際需求,引進先進適用的信息技術,確保檔案管理具備一定的獨立性,圍繞信息化主體構建檔案管理系統,及時調取、有效下載及便利傳閱檔案信息。在收集整理檔案資料過程中,要及時將紙質檔案進行信息化處理,為了確保信息安全,還要做好信息備份工作,建立相應的信息評價體系,讓檔案信息系統更好地實現檔案收集、整理、存儲、檢索等功能。

      (3)不斷規范檔案信息化管理工作方法。事業單位要及時轉變舊有的檔案管理工作方法,改革檔案管理工作模式,全面梳理檔案管理工作流程,借助信息化相關概念開展檔案管理工作,將傳統手工處理與以紙質為基礎的信息傳輸方式轉變為信息化管理模式,大力推行檔案管理信息化政策,建立檔案數據庫,實現檔案信息數據訪問、數據對比、數據分析、數據恢復等功能。在具體工作中,要善于利用信息技術,用信息化管理逐步取代傳統人力管理形式,在線上完成檔案信息的即時傳輸、自動分類、自動加密等操作,讓檔案信息化管理更清晰明了,充分發揮檔案管理信息化的優勢。

      (4)建設檔案管理隊伍,做好動態監控!盎ヂ摼W+檔案管理”工作的一個重要環節就是快速整理龐大雜亂的大數據,實現文件的自動存儲與文檔的在線共享。事業單位的資源是數據中心建設的重要板塊,也是事業單位開展檔案信息化建設的重要內容。這意味著,檔案管理工作者需要具備更高的素質與專業能力。檔案管理工作人員需要具備很強的觀察力,才能在檔案管理工作中及時發現問題,主動參與單位數據庫建設工作;與相關技術部門通力協作,共同落實情況;及時總結檔案管理信息化工作的特點與經驗;立足單位檔案管理實際情況,科學設計數據庫的布局;備份相關制度,確保數據庫全覆蓋;進一步提升檔案管理工作效率,降低信息收集所需的成本。

      (5)加強檔案管理信息化基礎設施建設,兼顧紙質檔案管理。為了提升檔案管理信息化水平,事業單位要進一步加大信息化基礎設施建設投入,學習借鑒其他單位的經驗。進一步推廣云技術在檔案管理信息化中的應用,發揮云技術在信息存儲與信息處理上的優勢,為檔案信息處理提供更廣闊的平臺。如運用智能算法,讓文件檢索速度更快速,操作效率更高,顯著縮減信息存儲的時間,使檔案管理工作更快捷。網絡時代,事業單位檔案管理工作以網絡化檔案存儲方式為主,但是也不能摒棄紙質檔案的保存與管理,要使紙質化檔案管理工作更規范,更好地發揮檔案的管理價值。作為檔案管理人員,要充分熟悉檔案資料、檔案背景及具體的使用形式,根據檔案的種類與特點分類,做好歸檔。對有用的資料,要立卷整理,方便后續檔案資料的使用與保管,還要及時分類,把握檔案資料的規律,明確資料之間的聯系。與網絡化檔案管理相比,紙質檔案的管理效率更低,資料查找也不方便,但是在政策制定、考察歷史等工作開展中,其作用是網絡化檔案管理不能取代的。

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